Pe scurt, pentru firmele care au ieșit pe primul loc într-o licitație și pentru cele clasate imediat după: Primul loc în clasament nu înseamnă încă atribuirea contractului. În termen de o zi lucrătoare de la stabilirea clasamentului, autoritatea îi cere primului clasat documentele justificative actualizate pentru toate criteriile de calificare declarate în DUAE, iar acesta are la dispoziție până la 7 zile lucrătoare, cu o prelungire de cel mult 3 (art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016). Dacă documentele nu confirmă DUAE, oferta se respinge ca inacceptabilă, iar autoritatea trece la ofertantul clasat următor. Ce nu a fost declarat în DUAE nu mai poate fi adus în această etapă.
De ce nu se termină procedura odată cu clasamentul?
La depunerea ofertei, firma nu prezintă certificatele și dovezile calificării, ci DUAE: o declarație pe propria răspundere actualizată, pe care autoritatea o acceptă ca dovadă preliminară că ofertantul nu se află într-un caz de excludere și îndeplinește criteriile de calificare și selecție (art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016). DUAE indică și autoritatea sau terțul care emite documentele justificative și conține angajamentul ofertantului de a le furniza la cerere, fără întârziere (art. 193 alin. (4)).
Sistemul mută verificarea documentelor la sfârșitul evaluării și o concentrează asupra ofertantului care urmează să primească contractul. De aceea, între clasament și atribuire există o etapă distinctă, în care DUAE trebuie dovedit cu acte. Erorile de completare a DUAE la depunere sunt tratate într-un articol separat de pe zandomeni.eu; aici urmărim etapa de după clasament.
Ce documente și în ce termen?
Regula este în art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016:
- autoritatea cere documentele în termen de o zi lucrătoare de la stabilirea ofertantului clasat pe primul loc sau, dacă documentația a fost supusă controlului ex-ante, de la emiterea avizului conform;
- se cer documente justificative actualizate, prin care ofertantul demonstrează îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare și selecție, în conformitate cu informațiile din DUAE;
- ofertantul are un termen de până la 7 zile lucrătoare pentru răspuns, care poate fi prelungit la cererea lui justificată cu cel mult 3 zile lucrătoare;
- nerespectarea se sancționează cu respingerea ofertei ca inacceptabilă.
La procedurile în mai multe etape, cum este licitația restrânsă, documentele se cer înainte de invitarea candidaților selectați în etapa a doua. Regula nu se aplică la atribuirea contractelor subsecvente unui acord-cadru.
Separat de această etapă, autoritatea poate cere documentele justificative oricând pe durata procedurii, dacă este necesar pentru buna desfășurare a acesteia. În acest caz, termenul este de cel mult 5 zile lucrătoare, cu o prelungire de cel mult 5 zile lucrătoare la cererea motivată a ofertantului, sub sancțiunea excluderii (art. 196 alin. (1)).
| Etapa | Termenul ofertantului | Sancțiunea | Temei |
|---|---|---|---|
| Oricând, dacă e necesar | max. 5 zile lucrătoare, plus max. 5 | excluderea | art. 196 alin. (1) |
| După clasament, pentru primul clasat | până la 7 zile lucrătoare, plus max. 3 | respingerea ofertei ca inacceptabilă | art. 196 alin. (2) |
| Completare sau clarificare a documentelor | stabilit de autoritate | după caz | art. 196 alin. (3) |
| Primul clasat nu dovedește calificarea | documentele se cer următorului clasat | atribuire următorului, dacă se califică | art. 66 din Norme |
Ce înseamnă documente „actualizate”?
Legea cere documente justificative actualizate, dar nu fixează expres data la care trebuie să fie valabile. A.N.A.P., într-o speță din 2017 din biblioteca sa de spețe (nr. 240), a apreciat că documentele trebuie să fie valabile la data solicitării de către autoritate. Este o orientare, nu o regulă obligatorie, dar indică practica: un certificat fiscal sau un certificat de cazier expirat între depunerea ofertei și cererea autorității trebuie reînnoit.
Totodată, documentele trebuie să confirme ceea ce s-a declarat în DUAE. Etapa nu este o a doua șansă de a construi calificarea, ci verificarea unei declarații deja făcute. Câteva consecințe practice:
- ce s-a declarat în DUAE trebuie dovedit cu documente din care rezultă exact acele informații: aceeași cifră de afaceri, aceleași contracte de experiență similară, aceleași persoane-cheie;
- documentele pentru terțul susținător și pentru subcontractanții pe a căror capacitate se bazează ofertantul se pregătesc odată cu cele ale ofertantului, pentru că și ei au completat DUAE separat (art. 193 alin. (2)-(3));
- la procedura simplificată, DUAE cuprinde doar o indicație globală că sunt îndeplinite criteriile de selecție (art. 193 alin. (6)), așa că în această etapă se dovedește, pentru prima dată în detaliu, fiecare criteriu.
Ofertantul nu prezintă documentele pe care autoritatea le poate obține gratuit, direct, dintr-o bază de date națională a unui stat membru și nici pe cele pe care autoritatea le are deja (art. 197 alin. (1)-(2)). DUAE trebuie să cuprindă datele necesare accesului (art. 193 alin. (5)).
Ce poate fi completat și ce nu?
Autoritatea poate invita ofertantul să completeze sau să clarifice documentele justificative (art. 196 alin. (3) din Legea nr. 98/2016). Limita este aceeași ca la orice clarificare: completarea nu poate crea un avantaj incorect. Viciile de formă sunt erorile sau omisiunile a căror corectare este susținută neechivoc de alte informații existente inițial în ofertă ori are doar rol de clarificare sau de confirmare (art. 135 alin. (3) din Normele metodologice aprobate prin H.G. nr. 395/2016).
Curtea de Apel București, prin decizia nr. 125 din 5 martie 2025, a reținut că omisiunea cifrei de afaceri pentru unul dintre anii ceruți, în DUAE, nu este un viciu de formă și nu poate fi completată prin clarificări. Regula practică: documentele pot confirma și detalia DUAE, dar nu îl pot completa cu elemente de calificare care lipseau.
Riscul cel mai grav este contradicția dintre DUAE și documente. Declarațiile false în informațiile cerute pentru verificarea criteriilor sau neprezentarea documentelor justificative sunt motiv de excludere (art. 167 alin. (1) lit. h) din Legea nr. 98/2016).
Ce se întâmplă dacă primul clasat nu dovedește calificarea?
Dacă ofertantul clasat pe primul loc nu demonstrează în mod corespunzător îndeplinirea integrală a criteriilor de calificare, autoritatea cere ofertantului clasat pe locul următor toate documentele justificative pentru informațiile din DUAE. Contractul se atribuie acestuia dacă îndeplinește toate criteriile, după care comisia întocmește raportul procedurii, iar autoritatea informează ofertanții (art. 66 din Normele metodologice aprobate prin H.G. nr. 395/2016).
Pentru ofertanții de pe locurile următoare, etapa documentelor este, așadar, o șansă reală. Exemplu ipotetic: firma de pe locul 2 află din comunicarea rezultatului că oferta câștigătoare a fost acceptată deși, potrivit datelor publice, câștigătorul nu are cifra de afaceri declarată. Ea are interes să conteste, pentru că respingerea primului clasat o aduce în poziția de a i se cere documentele și de a primi contractul.
Poate contesta și un ofertant de pe un loc mai îndepărtat?
Da, iar practica recentă îi recunoaște interesul. Curtea de Apel București, prin decizia nr. 589 din 18 septembrie 2024, a desființat o decizie a C.N.S.C. care respinsese ca lipsită de interes critica unui ofertant de pe locul 4 împotriva ofertelor de pe locurile 1 și 2, pe motiv că oferta de pe locul 3 era legală. Curtea a reținut că clasamentul nu stabilește în mod necesar câștigătorul, pentru că urmează verificarea documentelor justificative, iar în cauză documentele fuseseră verificate doar pentru primul clasat. Cât timp există ipoteza ca ofertanții de deasupra să nu-și dovedească în documente informațiile din DUAE, ofertantul de pe un loc inferior are interes să conteste.
Termenul de contestare este de 10 zile de la luarea la cunoștință peste pragurile europene și de 7 zile sub praguri (art. 8 alin. (1) din Legea nr. 101/2016).
Cum te pregătești ca prim clasat?
Șapte zile lucrătoare trec repede, mai ales când documentele vin de la terți sau de la autorități. Câteva măsuri care reduc riscul:
- păstrează, încă de la depunerea ofertei, un dosar cu documentele care susțin fiecare informație din DUAE, inclusiv pentru terții susținători și subcontractanți;
- verifică valabilitatea certificatelor (fiscal, cazier, registrul comerțului) și reînnoiește-le din timp;
- pentru experiența similară, pregătește documentele de confirmare emise de beneficiari (procese-verbale de recepție, recomandări, contracte) în forma cerută de documentație;
- dacă un document nu poate fi obținut în termen, cere prelungirea, motivat, înainte de expirarea termenului;
- nu încerca să înlocuiești în această etapă un contract de experiență, o persoană-cheie sau un terț declarat în DUAE, fără să analizezi dacă schimbarea este permisă.
Întrebări frecvente
În cât timp trebuie să depun documentele justificative?
Ca prim clasat, în termenul stabilit de autoritate, de cel mult 7 zile lucrătoare, cu posibilitatea unei prelungiri de cel mult 3 zile lucrătoare la cererea ta justificată (art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016).
Pot depune un document emis după termenul de depunere a ofertelor?
Legea cere documente actualizate, iar A.N.A.P. a apreciat că acestea trebuie să fie valabile la data solicitării. Documentul nou trebuie însă să confirme situația declarată în DUAE la data depunerii ofertei, nu una creată ulterior pentru a acoperi o lipsă.
Ce se întâmplă dacă documentele nu confirmă exact DUAE?
Autoritatea poate cere clarificări sau completări (art. 196 alin. (3)), dar dacă diferența privește un element de calificare care nu a fost declarat sau nu este îndeplinit, oferta se respinge ca inacceptabilă. O neconcordanță care ascunde o declarație falsă poate duce la excludere (art. 167 alin. (1) lit. h)).
Trebuie să depun documente pe care autoritatea le poate verifica online?
Nu, dacă autoritatea le poate obține gratuit, direct, dintr-o bază de date națională a unui stat membru sau le are deja (art. 197 din Legea nr. 98/2016). Indică în DUAE datele de acces.
Am fost clasat pe locul 3. Merită să contest câștigătorul?
Poate merita. Curtea de Apel București a recunoscut interesul ofertantului de pe un loc inferior de a contesta ofertele clasate deasupra, cât timp documentele justificative nu au fost verificate pentru toți cei din fața lui. Analiza pornește de la raportul procedurii și de la datele publice ale ofertanților.
Cum vă putem ajuta
SCA Zandomeni asistă ofertanții clasați pe primul loc la pregătirea documentelor justificative în termen și la răspunsurile la solicitările de clarificare. Pentru ofertanții de pe locurile următoare, analizăm raportul procedurii și oportunitatea unei contestații. Lucrăm cu clienți din toată țara, iar analiza pornește de la documentația procedurii, DUAE și comunicările autorității.
Articolul are caracter informativ și reflectă legislația în vigoare la 24.10.2026. Nu constituie consultanță juridică pentru un caz concret.